Etiketa poslovnih pisem: zahteve in pravila za pripravo

Opis in povzetek poslovnega bontona, ki ga lahko preberete brezplačno na spletu.

Poslovna pisma

Danes je tradicionalni sistem poslovne korespondence doživel radikalne spremembe. Zahvaljujoč sodobnim komunikacijskim sredstvom in življenjskemu tempu, črke dosežejo naslovnika skoraj s svetlobno hitrostjo. Poleg tega pogosto postanejo sestavni del poslovnih procesov. Vendar pa pomanjkanje časa za branje dolgih in zmedenih sporočil o intenzivno delujoči produkciji in poleg tega na področju mednarodnih odnosov pogosto izključuje možnost polnega upoštevanja predlogov njihovih avtorjev.

V zvezi s tem ima vsak vodja in njegov protokol ali PR-storitev nujno potrebo po izboljšanju kulture poslovnega pisanja: biti morate sposobni izbrati vrsto pisma ali odgovora, ki je primerna za določeno situacijo, uporabiti ustrezne jezikovne formule, urediti lastna besedila, delovati kot oblikovalec in lektor tako, da ima poslano pismo želeni učinek. Pravzaprav je, kako dobro je besedilo sporočila natančno, pismeno in »politično korektno«, poleg tega, na katerem papirju je napisano, v kakšni ovojnici in kako je bilo poslano, uspeh reševanja specifičnih vprašanj bo v veliki meri odvisen od dela podjetij, institucij in izobraževalnih ustanov. ampak tudi odnos med državami.

Zato smo si zastavili cilj - izdati knjigo v stilu modernega »Writerja«, ki bi vsakodnevno in urno pomagala kompetentno in učinkovito pisati poslovna pisma in pošiljala sporočila tako v Rusiji kot v tujini.

Upamo, da bo naša naslednja izdaja serije »Diplomat Library« bralcem prinesla praktične koristi.

Generalni direktor državnega enotnega podjetja "Inpredservice"

Epistolarni žanr obstaja že od antičnih časov. Sčasoma se je spremenilo le gradivo, na katerem so pisali znake, slike in pisma. Na primer, v Rusiji so pogosto uporabljali brezovo lubje, pa tudi deske, na katerih so izdelovali zapiske-zareze. Imenovali so se "nos", iz katerega je izraz "zakopal v nos". Mimogrede, ploščo z zarezami bi lahko spustili v vodo, kot nekakšno pošiljanje.

Na brezah in deskah so pisali tako, da so stiskali in rezali črke z lesenimi, kostnimi in železnimi palicami, ki so jih imenovali »pisanje«. Ni izključeno, da je bila taka "tehnologija" izumljena, da bi pomagala nepismenim trgovcem, ki naj bi nekako popravili svoje finančne transakcije, kar je povzročilo vzmeti. Dešifrirali so jih s štetjem števila zarez - "palčke". Takšne naprave so bile razširjene ne samo v Rusiji, temveč tudi v srednjeveški Evropi, kjer je bila tudi polna nepismenih ljudi.

Najstarejši scenarij velja za vzhodnega. V starem Egiptu so sprva pisali na vseh gladkih površinah, na stenah, na ravnih kamnih in celo na posodah. V Sumerju in Babilonu so se pogosto uporabljale glinene tablete. Potem so se na vzhodu pojavili papirus in pergament, za njimi, od 15. stoletja, papir. Tako so pismo in materiali zanj zelo tesno povezani z geografskim, podnebnim in biološkim območjem človekovega bivanja.

Iz starodavne literature je dobro znano, da je tudi v tistih časih pisalo pisma. Tako je bilo na primer odločeno, da se pismo začne z imenom naslovnika, vendar z imenom pošiljatelja, ki mu sledi pozdrav s prijetnimi željami in šele nato besedilo samega sporočila.

Običajna oblika črke, ki smo jo uporabili v današnjem času, in zapečatene ovojnice so se začele uporabljati šele v dvajsetih letih XIX. Stoletja v Angliji, sredi istega stoletja pa so se začele uporabljati poštne znamke.

Ne glede na to, kajti ljudje so si ves čas prizadevali izraziti svoje misli in reševati nujne življenjske probleme s pismi, s katerimi so izmenjali informacije in pripravili različne predloge. Kar se tiče jezikovnih formul, sloga in različnosti korespondence, načinov pisanja pisem in dela z njimi - je vse to ustvarjeno in izpopolnjeno skozi stoletja.

Ne brez radovednosti. Na primer, v času vladanja Ivana Groznega ni bilo nikogar, ki bi se upal govoriti proti kralju. Edina izjema je bila mitropolita moskovskega Filipa. Pogosto je pisal pisma carju, v katerem je ostro obsodil opričnico in zločin, ki so ga storili opričniki. Ta sporočila pred kraljem so pomislila, da jih je imenoval "filkinizirana pisma", kar kaže na njegovo zaničljivo odnos do njihove vsebine in osebno do metropolita.

Za poučevanje ruskega birokratskega ljudstva za pravilno pisanje so se v začetku 18. stoletja začeli objavljati »uradniki« - zbirke vzorčnih dokumentov. Predhodniki "uradnikov" so bili "uradni", znani na zahodu v VII. Stoletju in so se pojavili v Rusiji najpozneje v XV. Stoletju. Vsebovali so vzorce gradnje dokumentov po določenem vzorcu, vzorčenih nizov stavkov in izrazov, ki so bili sestavni del formalne etikete in odražali uradne odnose. Druga vrsta zgodnjih pisateljev - "titulniki", ki vsebuje informacije o tem, kako zabeležiti polni kraljevski naslov. Barva papirja, ki je lahko modra, oranžna, rjava in druga, avtorji uradnika svetujejo, da skrbno izberejo, da se ne bi obsojali zaradi pomanjkanja okusa.

Zahteve za rokopis so bile dovolj visoke. Danes nismo edini, ki poskušajo naučiti sodobne ruske birokrate, ki so navajeni na sms in e-pošto, pisati pismena pisma. V zvezi s tem obstaja množica literature in praktičnih priročnikov. Na žalost v večini izmed njih ni vzorcev optimalnih vzorcev pisanja in uporabe standardnih formul, ki omogočajo, da se bistvo črke prenese na najbolj natančen način, izbere ustrezen ton, ga vljudno pozdravi in se pravilno poslovita.

Menijo, da so najboljši mojstri epistolarnega žanra diplomati, čigar beseda in, poleg tega, »napisana v pero«, morajo vedno zveneti natančno in jasno. Zato bi bila še posebej vesela, če bi bila ta knjiga koristna.

Razvrstitev poslovnih pisem

Poslovna pisma so uradni dokumenti, ki se uporabljajo za reševanje različnih problemov, ki se pojavljajo v procesu poslovne komunikacije, kot tudi številnih operativnih vprašanj. Poleg tega se lahko v obliki poslovnih pisem, čestitk in zahvala pošljejo ali predajo v imenu vodstva podjetij, institucij, organizacij, vključno z diplomatskimi in konzularnimi predstavništvi. V tem primeru se pisma in zahvale vodij javnih organov izenačijo z nagradami.

Številne referenčne knjige razdelijo poslovna pisma glede na njihove funkcionalne značilnosti v dve skupini:

✓ pisma, ki zahtevajo odgovor (pismo o pripravi, pisno zaprosilo, pritožba, pismo o predlogu itd.), T

✓ pisma, ki ne zahtevajo pisma o odgovoru (pisma z opozorilom, opominom, povabilom itd.).

Vendar pa splošno sprejeta protokolarna pravila, ki so obvezna ne le za diplomate in uradnike, ampak tudi za vse zaposlene, zahtevajo obvezen odziv na vsa prejeta pisma (razen krožnih in spremnih pisem ter besednih sporočil).Tako so ne le obveščeni o njihovem prejemu, temveč tudi izražajo zahvalo za povabilo in potrditev udeležbe ali neudeležbe pri dogodku, kot tudi za sprejem ali nesoglasje z opominom ali z neupravičenim opozorilom.

S strukturnimi značilnostmi Poslovna pisma so razdeljena na:

✓ standard, sestavljen po posebni uredbi v skladu s temo in napisan v obliki standardnih skladenjskih struktur,

✓ avtorsko zaščitena, napisana v avtorjevem lastnem načinu in ob upoštevanju narave naslovnika.

Po temi poslovna pisma delijo na:

✓ poslovanje, vzpostavljanje gospodarskih, pravnih in finančnih odnosov s partnerji,

✓ komercialne, ki se ukvarjajo z vprašanji logistike in prodaje, jamstvenimi obveznostmi itd.

Glede na obliko odhoda Poslovna pisma so razdeljena na:

✓ ovojnice, poslane po kurirju ali po pošti

✓ faksimil, poslan po faksu,

✓ elektronsko, poslano po elektronski pošti.

V tem primeru je dovoljeno pošiljati sporočila na več naslovov hkrati. Vendar pa so v skladu s splošno sprejetimi standardi bontona pisma, namenjena istočasnemu pošiljanju na več naslovov, lahko le okrogla, spremna ali v obliki sporočil, namenjenih širokemu krogu ljudi, kot tudi v obliki sporočil za medije.

Kaj je bonton

Preden govorite o poslovnem pismu, se morate najprej spomniti, kaj je bonton. To je uveljavljen red v družbi, niz načinov in pravil tako imenovanega dobrega tona, ki ga mora slediti vsak inteligenten, izobražen človek, da ne bi bil znan kot nekulturan. Ta zgodovinska pravila so sestavni del družbe.

Kultura pisanja: splošne značilnosti

Kultura pisanja se seveda ne nanaša samo na poslovno pisanje. Obstaja veliko vrst in načinov pisne komunikacije. Vsi so različni, vsak ima svoje značilnosti, vendar obstajajo nekatere skupne značilnosti. Med njimi so: t

zanašanje na normalizirani knjižni jezik s predpostavko besedilnega reda,
uporaba kompleksne sintakse
besedni red v stavku,
jasna struktura besedila
visoka pismenost.

Bonton poslovnih pisem

Kdaj bomo morali napisati poslovno pismo? Seveda, če poslujemo z organizacijami in / ali posamezniki. Kar pišemo našim partnerjem, sodelavcem, strankam, načinu priprave našega pisma, bomo postali obraz našega podjetja in nas predstavili v ugodni luči ali v ne tako dobri. Razen če seveda nismo pristojni za pisanje poslovnih pisem. Da ne bi izgubili obraza, se morate naučiti naslednjih trikov. Mimogrede, prav tako je koristno imeti takšno znanje, ker najmanjša napaka, majhna neskladnost s pravili lahko poslovno pismo spremeni v nesposobnega s pravnega vidika.

Specifičnost poslovnih odnosov

Preden neposredno govorimo o bontonu poslovnih pisem, je treba razumeti, kako se poslovni odnosi na splošno razlikujejo, kaj jih karakterizira, kakšne so njihove značilnosti. Glavna značilnost delovnih odnosov je odsotnost (bodisi polna ali skoraj popolna) v teh razmerjih osebne sence. Praviloma je pri delu vsak od nas izjemno zbran, umirjen, vljuden - komaj kdo bo plesal z tamburinami ali na primer delal druga dejanja, ki so logična v družbi prijateljev, ampak smešna za delovno okolje. Mimogrede, to ne zadeva samo dejanj, temveč tudi čustva - dovolite si, da se smejete ali se smejete, ali celo rahlo izražanje jeze, ampak homerični smeh, histerija, solze in podobno, kar je videti neustrezno, vse to se nanaša samo na čustva pri delu. Na delovnem mestu običajno nosimo maske, ki dokazujejo spretnost, doslednost in zbranost.

Poslovne komunikacije ni mogoče dokončati, ko je to želelo. Poslovni partner ali stranka ne bo razumela, če bomo sredi pomembnega srečanja nenadoma vstali in zapustili občinstvo. Ne morete prezreti sogovornika, ne morete se odzvati na klice ali pisma. Vse te funkcije skupaj pomagajo bolje razumeti, kaj bi moral biti govorni bonton poslovnega pisanja.

Splošne zahteve

Prva stvar, na katero poskušamo dobiti pismo, je papir. Glede na zahteve poslovnega pisma mora papir vedno biti kristalno jasen in nikakor ne zmečkan. Naslovniki sporočila bodo imeli najboljši vtis o organizaciji, če se izkaže, da je pismo napisano na pisemskem papirju podjetja. Prva stran ni oštevilčena, na vseh drugih arabskih številkah je zapisano.

V etiketi poslovne korespondence je še ena zelo pomembna točka. Poslovno pisanje pomeni visoko pismenost in odsotnost pravopisnih napak. Torej, če obstajajo vrzeli v poznavanju ruske slovnice, je priporočljivo, da ne hitite pošiljanja korespondence, ampak jo ponovno preverite za morebitne pomanjkljivosti.

Tudi splošno priporočilo za papir in elektronsko pošto je želja, da se v pisnem govoru ne uporabljajo zapletene strukture - to je primerno le v pravnih dokumentih. Ne uporabljajte okrajšav - le splošno sprejetih. Toda v normo poslovnega bontona vključuje različne znamke in argot - strokovni žargon. Celoten dokument se hrani v uradnem poslovnem slogu.

Še ena pomembna točka, ki jo beremo iz pisma: mora biti čim bolj vljudna in prijazna. Nobeden od njiju ni netaktičnost, nevljudnost. Poleg tega poslovno pismo predlaga posebnosti, jasno izjavo njihovih misli.

Če naslovnik ne govori rusko, mora biti besedilo sporočila napisano v njegovem jeziku ali v mednarodni angleščini. Mimogrede, tak dokument je treba napisati samo na eni strani lista, druga pa mora ostati čista.

S pripravo dokumentov morate zagotoviti, da ni prenosov. Samo besedilo mora biti natipkano v enem ali dveh presledkih, z levim robom dveh centimetrov.

Poslovno pismo ima svojo jasno, posebno strukturo. Hkrati pa ni enotnega standarda za papirne dokumente: različna podjetja imajo lahko svoje različice. Pridržujejo se le določene sestave delov pisma: nujno morajo imeti »kapo«, pozdrav, glavni del in slovo. Ne pozabite na osebni podpis na koncu pisma.

Mimogrede, tako imenovani okvir sporočila - začetni in končni stavki - se imenuje okvir nalepk. Pomaga vzpostaviti pravi odnos z naslovnikom. Poleg tega etiketna pravila poslovnih pisem in primeri njihovega pisanja kažejo uporabo različnih govornih klišejev v sporočilih (o katerih bomo razpravljali kasneje).

Pomemben odtenek oblikovanja poslovnega pisma ostaja pravilno uporabljena pritožba. Pred revolucijo v naši državi je bila pritožba "gospod" ali "gospa": veljalo je za univerzalno, tako imenovano kdorkoli. Zdaj ni takšne univerzalne pritožbe, čeprav se pogosto v poslovnih pismih najde beseda "gospodar" ali "gospa" - ko je izgubila svojo prejšnjo popularnost, se postopoma vrne k vsakodnevni uporabi. To je mogoče nasloviti na poslovnega partnerja, uradnika, ne pa na stranko ali sodelavca.

Najpogostejša in univerzalna je trenutno obravnava pritožba "Dragi" ali "Spoštovani", v resnici pa ni. Na podoben način se na primer ne morejo obrniti na tako imenovane VIP - posebej pomembne osebe, za katere se šteje, da so guvernerji, župani, predsedniki. V tem primeru boste morali začeti vaše pismo s pritožbo "Dragi" (druga možnost - "Dragi").

Če je sporočilo naslovljeno na več oseb naenkrat in so vsi predstavniki istega poklica, bi bilo primerno takšno obravnavo uporabiti kot »Dragi kolegi« (če so vsi prejemniki ženske, je dovoljeno pisati »Drage dame«, če moški - potem »Dragi dame«. gospodje “) Če je pismo poslano na naslov ene osebe, je strogo prepovedano ne uporabljati imena ali priimka. To je dovoljeno le v zgoraj navedenem primeru (kadar je naslovnik skupina posameznikov) ali v stiku s pravno osebo.

Kar zadeva dokončanje sporočila, se je treba zavedati: ni nič manj pomemben od začetka. Na koncu pisma je izraženo upanje za nadaljnje sodelovanje, zaupanje v varno in / ali kmalu rešitev vprašanja in podobno. Tudi tukaj ne bi smeli opozoriti na težave, ki so se zgodile prej - na primer, da bi odgovor odložili ali da ga sploh ne bi dobili. Ti stavki se štejejo za negativne znake bontona poslovnih pisem in se štejejo za nepripravljenost za nadaljevanje odnosa, kot tudi nespoštovanje sogovornika. Pomembno je razumeti, da je to nesprejemljivo.

E-naslov: Poslovni etiket

Druga možna različica korespondence - po elektronski pošti. Tudi tukaj obstajajo številne značilnosti. Tako, na primer, če naslovnik prvič prejme sporočilo, je treba začeti s predstavitvijo lastnega podjetja, ki opisuje njegove dejavnosti, z možnimi nalogami. Med dolgotrajno korespondenco je treba ohraniti zgodovino preteklih črk, na podlagi katerih se gradi vsako naslednje sporočilo.

Prva črka mora zagotovo vsebovati pozdrav in naslov. V poznejšem, če je potrebno, hiter odziv, lahko izpustite pritožbo (če je primerno). V spletnem komuniciranju mnogi menijo, da ni potrebno dajati ločil in pisati brez velikih črk. V poslovnem bontonu elektronske pošte je to nesprejemljivo.

Velikost e-pošte ne sme biti prevelika - praviloma je pol velikosti papirja. V istem primeru, če je za obveščanje naslovnika potrebna velika količina informacij, je treba v samem pismu navesti le kratko spremno opombo, material pa je treba priložiti kot priponko z besedo ali katero koli drugo datoteko - to je tisto, kar zahteva poslovno pismo po elektronski pošti. Primer takega sporočila bi lahko bil: »Dober dan, dragi gospod Ivanov! Pošiljamo vam vzorce oglaševalskih knjižic. Lahko jih preberete v priponki ... ".

Kar se tiče podpisa, mora biti. Na koncu vsake črke se lahko naročite, lahko pa tudi samodejno podpisate, ki se samodejno namesti. To možnost pogosto uporabljajo predstavniki velikih podjetij. Podpis mora vsebovati vaše ime, priimek, položaj, kontaktne podatke, delovno mesto. Urediti ga morate tako, da bo ustrezalo sedemdeset znakov in ne bo trajalo več kot pet ali šest vrstic.

Povedati moram nekaj besed o odzivu na sporočilo. Poslovna bonton e-pošte pomeni odgovor na sporočilo v dveh dneh - nič več. Če potrebujete več časa, morate obvestiti sogovornika. Odziv na vsa sporočila ohranja ugled podjetja ali podjetnika. Da bi natančno vedeli, ali je pismo prispelo naslovniku, lahko uporabite funkcijo obvestila o prejemu - potrdilo o dostavi bo prišlo samodejno. Poleg tega ni prepovedano opravljati testnega klica.

Formule za govor, ali klišeji

Kliše, govorne formule, govorni žigi - karkoli rečete, vendar bo še vedno sestavni del poslovne korespondence. Iz šolskega tečaja se spominjamo, da se klišeje imenujejo stabilni izrazi. Teh ni veliko:

Obžalovanje je mogoče izraziti z naslednjimi stavki: "Na žalost nimamo priložnosti, da bi se strinjali ...", "Obžalujemo, da moramo obvestiti ...", "Na žalost smo prisiljeni poročati ..." in tako naprej.
Hvaležnost označujejo taki klišeji: "Naj izrazim svojo hvaležnost ...", "Hvala ...", "Glede na vaš prispevek ...".
Na dogodek lahko povabite naslovnike z uporabo žigov: »V čast nam je, da vas povabimo ...«, »Upamo na vaš dogovor ...«, »Veseli smo, da vas lahko povabimo ...«, »Veseli bomo, da vas vidimo ...« in podobno.
Pismo lahko dopolnite s stavki: »Čakamo na nove ideje od vas ...«, »Želimo vam uspeh ...«, »Upamo na nadaljnje plodno sodelovanje ...«.

Zlata pravila poslovne korespondence

Vse značilnosti in priporočila glede vodenja poslovne korespondence se lahko določijo v nekaj pravilih. Kratka etiketa poslovnega pisma je naslednja:

Uporaba pozdravov in osebnih pritožb, razen če slednje ni potrebno.
Vsako pismo zahteva odgovor. Pri elektronski interakciji odzivni čas ne sme trajati več kot 48 ur. Odgovor pa je treba napisati le s skrbnim upoštevanjem.
Če je mogoče, morate naslovnika obvestiti o prejemu njegovega pisma. Določite lahko tudi čas odziva na sporočilo.
Podpis na koncu papirnega pisma, natipkan na računalniku in natisnjen, mora biti ročno. Natisnjen podpis ali, še slabše, pečat na svojem mestu je znak nespoštovanja in slabega okusa.

Pogoste napake v poslovni korespondenci

Obstaja več navidezno malenkosti, ki lahko kljub temu postanejo usodne v primeru poslovne komunikacije. Pogosto te majhne stvari vodijo do prekinitve vzajemno koristnih odnosov, prekinitve transakcij in drugih tako neprijetnih stvari. Morate osebno poznati sovražnika!

Ne morete pisati (in klicati tudi!) Za delo po urah! Kako pogosto, ne želimo biti potrpežljivi do jutra, motimo naše partnerje, stranke, sodelavce ob devetih, desetih ali celo enajstih zvečer. Zdi se nam, da bo ponoči vse izginilo, propadlo, propadlo in stanje ne bo mogoče rešiti. In tisti redki primerki, ki lahko iz kakšnega razloga zadržijo do jutra, menijo, da je šest zjutraj čas za komunikacijo. Konec koncev, če ne spim, potem nihče ne spi. Žal, to vedenje je samo nadležno in se obrne nas.
To je bilo že posredno omenjeno, vendar kljub temu - ne more biti nobenega poznavanja! Komunikacija na delovnem mestu se zgodi samo na »vi« (z veliko črko, to pomeni - vljudnost in spoštovanje).
Prekomerna izmenjava vljudnosti lahko tudi prizadene. Prvič, potreben je dragocen čas, in drugič, izgleda malo nadležno in dolgočasno. Ni potrebe, da bi bili goreči.

Knjige o bontonu ali kaj brati

Dandanes je toliko literature, da se včasih oči zberejo. Obstaja tudi dovolj knjig za kulturo govora, vključno s pisanjem.

Tistim, ki se želijo izobraževati na tem področju, lahko svetujemo pri naslednjih delih: »Etiketa poslovnega pisma« Olega Davtyana, »Kultura pisnega jezika« Tatjane Degtereve, »Etiketa ruskega pisma« Natalije Formanovske in Alle Akishine, »Poslovni etiket« Elena Ber, »Ruska govorna etika« Natalije Formanovskaya in mnogi drugi.

Zanimiva dejstva

Zahteve bontona poslovnega pisma vključujejo uporabo klicaja na koncu pritožbe, da bi poudarili zadevo ali osebo.
Poimenovanje naslovnika kaže tesnejše in bolj ustaljeno razmerje, pri čemer priimek poudarja razdaljo.
Za etiketo poslovnih pisem v Rusiji je značilno izravnavanje spolov, saj je večina poklicev pogosto moška.

V skladu s pravili poslovne korespondence ni tako težko, saj ne toliko. Zapomni si jih - majhna znanost. Toda v očeh ljudi okoli vas bo oseba, ki ima etiketo poslovnih pisem, vedno izobražena in kultivirana, s katero je prijetno ravnati.

Pošljite svoje dobro delo v bazo znanja preprosto. Uporabite spodnji obrazec.

Študenti, podiplomski študenti, mladi znanstveniki, ki uporabljajo znanje v svojem študiju in delu, vam bodo zelo hvaležni.

Objavljeno dne http://allbest.ru

E-pošta je v zadnjem desetletju postala morda ena izmed najbolj priljubljenih načinov poslovne komunikacije. Danes je težko najti osebo, ki ne uporablja e-pošte v svoji praksi medosebne in medkulturne komunikacije. In jaz nisem izjema. To je že 15. leto mojega delovnega dne, ki se začne s preverjanjem e-pošte. S skeniranjem z naslovi in temami dohodnih sporočil se odločim, katere črke naj preberem in katera izbrisati brez odpiranja. Če sem prebrala številna e-poštna sporočila, sem prišla do zaključka, da na žalost zelo malo ljudi razmišlja o pravilih elektronske pošte. Vendar jih je treba spoštovati, sicer tvegamo, da bomo nenamerno povzročili neprijetnosti, zadrego ali celo nenamerno kršili tistega, ki mu pišemo. Ne pozabite, da je naša pošta pokazatelj naše profesionalnosti.

Kaj bi morali biti pozorni na vsakega uporabnika? Ta člen določa 19 pravil, ki temeljijo na mojih dolgoletnih izkušnjah s korespondenco s tujimi in ruskimi kolegi ter izkušnjami drugih uporabnikov elektronske pošte.

1. Ko pošljete e-pošto, izpolnite vsa polja

Na splošno lahko strukturo poslovne e-pošte predstavimo na naslednji način:

1. Naslov in ime pošiljatelja.

2. Naslov prejemnika.

5. pismo, ki vsebuje pozdrav, glavno besedilo pisma, sklepa in podpisa.

2. Naslov in imepošiljateljabiti prepoznavni

Če oseba čaka na vaše pismo, bo v stolpcu »Od« iskal vaše ime, s katerim ste se predstavili, ko ste ga spoznali, ali e-poštni naslov, ki ste ga navedli v vizitki. Na primer, ko zaženem poštni predal, v stolpec ime pošiljatelja vedno vnesem svoje ime in priimek. To počnem zato, ker sam, ko vidim različne psevdonime in vzdevke v stolpcu »Od«, previdno odpiram ta pisma: kaj, če je spam v tem pismu ali še huje - virus? Na primer, nikoli ne bom odprl pisma z naslovom [email protected], razen če seveda ne vem, od koga je. Zato je za poslovno korespondenco priporočljivo, da imate e-poštni naslov, ki vsebuje vaše pravo ime in kratico vaše organizacije, na primer [email protected]. Največje zaupanje povzroči naslov, ki vsebuje vaše pravo ime in ime vaše organizacije v domenskem imenu, na primer [email protected].

3.Ne pozabite izpolniti stolpca »Zadeva«črk

Predmet pisma je poseben pogoj pisma. Njegova prisotnost močno olajša delo z e-pošto. Spomnite se, da si ogledate seznam črk Teme, preden se odločite, da boste prebrali pismo, ali pa ga brez odpiranja pošljite v smeti. Usoda pisma je pogosto odvisna od njenega predmeta, še posebej, če vam ime in naslov pošiljatelja nič ne pove. Zato se prepričajte, da se naučite pravilno narediti: naj pritegne pozornost prejemnika, naj bo kratek - ne več kot 50 znakov - in do točke. Enostavnejša, neposredno ali skušnjava tema vašega pisma bo zvenela, bolj verjetno je, da bo vaše pismo prebrano in da bo imelo odgovor.

Zlasti je treba paziti na to temo, ko prvič pišete nekomu. Konec koncev, lahko prejemnik, ko vidi naslov in ime, ki mu je neznan, morda misli, da je to spam. Drug način, da dobite odgovor ali priložnost, da ga preberete, je, da v naslovni vrstici uporabite ime naslovnika. Na primer: "Dober večer, Natalia!". Ta pristop bo tudi povečal verjetnost branja vaše korespondence. Vendar pa je bolj zanimivo pismo s temo, ki vsebuje besedno zvezo, kot je »Delovna zakonodaja in aktualna vprašanja ter položaji državnih organov« ali »Nakup s popusti«. najverjetneje spam. Enako bom storil enako tudi s pismom brez subjekta, saj bonton elektronske pošte omogoča, da se ne odzove na tiste, ki jo grobo kršijo.

Kaj je še treba zapomniti pri pisanju teme? Predmet pisma je rdeča nit celotnega sporočila. Če se odzovete na e-poštno sporočilo nekoga, vendar se osnovna ideja dialoga spremeni, ustrezno spremenite temo in še bolje začnite razpravljati o novem vprašanju tako, da ustvarite novo pismo, saj lahko spreminjanje teme razprave brez spreminjanja teme tega pisma povzroči zmedo. in težave.

4. IspUporabite Re: samo za odgovor.

Običajno, ko ste prebrali e-pošto in želite odgovoriti nanj, z miško pritisnete ustrezen gumb na zaslonu monitorja in dobili boste obrazec za sestavo odgovora, v katerem bo naslov vašega sogovornika, besedilo njegovega pisma in predmet njegovega pisma, pred katerim pomeni "Re:". Upoštevati je treba, da je "Re:" okrajšava angleške besede "Reply:" ali "Response:" in pomeni "Moj odgovor na:". poslovna bonton po e-pošti

Če se predmet črke spremeni, ga odstranite. In to sploh ni malenkost, kot si morda mislite: "Re:" skupaj z novo temo bo videti iskreno neumno in bo zavedlo naslovnika, saj bi lahko pomislil, da je prejel odgovor na pismo, ki ga ni napisal.

5. Prilepite naslovzadnji prejemnik

Da bi se izognili prezgodnjemu pošiljanju, vstavite naslov prejemnika šele, ko je pismo napisano, preverjeno in pripravljeno za pošiljanje. Bodite previdni s tipko za odgovor: poskrbite, da boste poslali pismo nekomu, ki ga želite.

6. Ne pozabite napisati pozdrav, ki ga sestavljajo pozdravna beseda in ime prejemnika.pred glavnim besedilom pisma

Pozdrav je kratek stavek, iz katerega se začne pismo. Na žalost obstajajo nekateri uporabniki, ki verjamejo, da pozdrav v e-pošti ni treba napisati, ker gre za domnevno nesmiselno relikvijo papirne pošte, ki ne vsebuje nobenih smiselnih informacij in vsebuje le besede, ki so v klicu. To je v osnovi napačno. Pozdrav vsebuje informacije o vzgoji osebe, ki sestavi pismo. Predvidevam, da ne želiš, da bi veljala za nesramno in slabo vzgojeno. V tem primeru sledite pravilnikom o e-pošti.

Kot pozdrav, uporabite naslednjo obliko pritožbe: "Dober dan, dragi (razlikovalni) + ime, patronimo naslova" ali "Spoštovani (odliki) + ime, patronimično ime naslova, zdravo" in šele nato nadaljujte z namenom svojega sporočila. V Evropi je običajno, da se vedno sklicujete na “Spoštovani” ali manj formalno, še posebej, če ste seznanjeni z naslovnikom, npr. “Dragi + Ime”, tudi če vam naslovnik sploh ni drag. V ZDA, kjer je hitrost življenja in korespondenca intenzivnejša, se e-pošta začne s sporočilom, ki je sestavljeno iz imena in kratkega »Hi + name«.

Prosimo, upoštevajte, da je v ruskem jeziku klicaj nameščen po pisanju v katerem koli žanru korespondence: v poslovnem, zasebnem, uradnem itd., Medtem ko je v angleščini v vseh teh žanrih postavljena vejica, ki pogosto povzroča konflikt kultur. Angleški govorci so zbegani zaradi klicaja v pismih, ki so jih napisali Rusi:Dragi John! Rusko govoreči ljudje se žalijo za vejico po imenu: ne spoštujejo nas, klicaj pa obžaluje, kakšne vrste »Draga Svetlana,?! Da, v ruščini se klicaj uporablja veliko pogosteje kot v angleščini, kar kaže na večjo emocionalnost in očitno bolj odprto manifestacijo čustev. Ampak ne smete iti v skrajnosti in dati tri (ali več) klicaj, ker bodo na koncu pozdravili, da bodo zaznani kot neprimeren krik in lahko žalijo vašega naslovnika.

7.Ustrezno strukturirajte svoje pismo

Ker je branje z zaslona monitorja veliko težje kot branje papirnih medijev, je zelo pomembno, da pravilno uredite e-pošto.Prelomite besedilo v logične odstavke in uporabite več kratkih stavkov namesto predolgih stavkov. Poskusite, da vaši stavki vsebujejo največ 15-20 besed. Odstavite odstavke drug od drugega z zamikami ali praznimi vrsticami.

8.Bodite kratkiin v bistvu izrazite svoje misli

Glavno besedilo pisma iz prvega odstavka mora pritegniti pozornost bralca ne manj kot njegova tema. Zapomnite si omejen čas svojega potencialnega bralca. Njegov čas je njegov denar. Zato se je pripravljen na vas čim prej znebiti, to je, da pošljete vaše pismo v košarico. Ne izgubljajte časa in prostora na predstavitvi sebe in zgodbe o tem, kaj počnete. Navsezadnje vas že pozna, če vam je dal svoj poštni naslov. Začnite z namenom pisma, ki ga je treba jasno navesti v prvem stavku. Če so prve stavke pravilno oblikovane, obstaja zelo velika verjetnost, da jih bo prejemnik vašega pisma prebral do konca.

Za razliko od e-pošte je e-pošta namenjena hitremu prenosu informacij, zato ne pošiljajte dolge e-pošte. Če morate poslati pomembne informacije, ki vsebujejo veliko količino, je bolje, da v e-pošti naredite kratko spremno besedilo in sami uredite informacije kot prilogo.

9. Če nameravate poslati priponko, jo priložite na samem začetku

Pred pisanjem pisma priložite prilogo. Kolikokrat sem prejel pismo, katerega namen je bil poslati priponko, brez te navezanosti?! Potem je prišel pismo istega pošiljatelja s frazo "Oops, tukaj greš!". Takšna neprevidnost morda ne vpliva na vaš poslovni ugled.

10. Ne pošiljajte nepotrebnih datotek.

Ne pozabite: ko prvič pišete nekomu, ne dodajajte nobenih prilog. Če še vedno pošiljate prilogo brez soglasja s prejemnikom, pišite v besedilo pisave, kakšna datoteka je. V nasprotnem primeru lahko misli, da je vaša priloga virus, ki je nepooblaščeno pritrjen, in ga bo uničil, ne da bi ga prebral, ker je nevarno, da odprete možen virus. Mimogrede, taki virusi pogosto prihajajo s spam.

Ne pripenjajte prilog velikosti več kot 5 MB, saj je tako neprijetna situacija: poslali boste datoteko na poštni strežnik v sekundi, vaš naslovnik pa jo bo prenesel polno uro. Seveda se takšne ogromne količine nikakor ne morejo poslati brez soglasja s prejemnikom.

11.Ko sestavljate odgovor, odgovoritevsemzastavljena vprašanja

Če nekoga odgovorite na pismo, poskusite odgovoriti na vsa vprašanja, ki so vam zastavljena. Zdi se tako naravno in razumljivo, toda zelo pogosto se izkaže, da ljudje ne odgovarjajo na nekatera vprašanja, ki so jim zastavljena. Iz lastnih izkušenj vem, da je to eno najpogosteje kršenih pravil elektronske korespondence. Tišina vprašanja je zelo neetična z vaše strani - navsezadnje, druga oseba potrebuje vaš odgovor in čaka na to, vendar je ne prejme v pismu. Če vam je težko odgovoriti, napišite neposredno. Samo ne pustite ničesar brez odgovora, sicer bo moral vaš sogovornik ponoviti svoje vprašanje in ne boste se izognili temu, da bi odgovorili s svojim molkom.

Če pišete prijatelju ali dobremu prijatelju, lahko v svojem pismu navedete izvirno sporočilo v količini, ki omogoča, da pravilno obnovite kontekst tega odgovora, in pod vsakim takim citatom napišite svoj odgovor na ta predlog ali vprašanje. Ne pozabite na nek način ločiti besedila sporočila od besedila navedenih črk, nato pa bo vaš odgovor lažje prebral. Običajno se za te namene uporablja znak “>”, čeprav to ni edina možnost. Če se odzovete na poslovno pismo, pustite celotno staro besedilo nespremenjeno in napišite svoj odgovor zgoraj.

12. Preden pošljete pismo, preverite črkovanje,slovnice in ločila

Dejstvo, da je elektronska pošta hitra metoda komuniciranja, ne pomeni, da mora biti brezskrbna. Ustvarite svoje fraze morda bolj kompetentno v smislu črkovanja in slovnice. To je pomembno ne samo zato, ker lahko nepismeno napisano pismo pokvari vtis o vas in ker je zelo težko prebrati besedilo brez vejic in obdobij. In če ima program možnost za preverjanje črkovanja, zakaj je ne uporabljate?

13. Na e-pošto je treba odgovoriti.

Elektronska pošta je povezava z drugimi ljudmi, za to pa malo vljudnosti nikoli ne boli. V skladu s pravili etikete je treba na elektronsko pošto odgovoriti, odzivni čas pa ne sme preseči tri dni. Upoštevajte, da če v tem obdobju ne odgovorite na e-poštno sporočilo, je to jasna zavrnitev sporočanja. Če potrebujete več časa za odgovor na pismo, je treba pojasniti razloge za zamudo. Ko prejmete pismo, ki vsebuje priponko, se prepričajte, da je priloga dosegla in odprla normalno.

Ko prejmete neželeno e-pošto od neznanih oseb, nanje ne morete odgovoriti. Lahko jih izbrišete brez branja. Po prejemu odgovora vas mora dopisnik pravilno razumeti. Če ne razume in pošlje ponovljenega pisma, je kršitelj bontona, ne ti. Še posebej zato, ker se lahko neželena pisma izkažejo za neželeno pošto in vsak odgovor dovoljuje pošiljatelju neželene pošte, da domneva, da je bil vzpostavljen stik. Ko prejmete nenaročeno e-pošto s priloženo datoteko, jo izbrišite brez razpakiranja: najverjetneje je vir računalniškega virusa.

14. Ne trudite sezašijete potrdilo o branju

V skladu s pravili bontona e-poštna oznaka "obvestilo o prejemu / branju" je znak nespoštovanja in nezaupanja do njegovega partnerja in posledično lahko povzroči njegovo razdraženost. Torej, če vas skrbi, če je vaše pismo prispelo do naslovnika, je bolje, da ga pokličete po pošiljanju sporočila in preverite, ali je vaše pismo doseglo ali ne. Za besedilo glavnega pisma in pred podpisom lahko napišete tudi naslednjo frazo: »Prosim vas, da potrdite prejem pisma s povratnim pismom ali telefonskimi številkami, navedenimi spodaj«.

15. Ne pišitevelika črka

Ne napišite celotnega besedila sporočila z velikimi črkami, nekaj poudarjenih besed bi poudarilo pomen tega mesta. Če pišete z velikimi črkami, se zdi, da kričite. To lahko povzroči draženje ali druge neželene reakcije bralca.

16. Nikoli ne delite zaupnih informacij po e-pošti.

Bodite zelo previdni pri pošiljanju številk bančnih kartic ali drugih zaupnih informacij v e-poštnem sporočilu. Ne pozabite, da se lahko e-poštni naslov prestreže in uporabi za plačilne namene. Ne pozabite, da bo e-pošta, ki ste jo poslali, vedno ostala v pomnilniku računalnika.

17. Ne zlorabljajte okrajšav in čustvenega oblikovanja.

V poslovni e-pošti poskusite ne uporabljati kratic, kot so BTW (mimogrede) ali LOL (smejite se na glas), tudi tako imenovane emoticons (»nasmejani obrazi«). Neustrezne so v poslovni korespondenci, še posebej, ker vaš naslovnik morda ne pozna njihovega pomena.

18. Na koncu pisma se prepričajte, da ste podpisali.

Včasih obstajajo pisma, ki jih je podpisal »oddelek za trženje« ali »osebje na kampusu«, kar povzroča zmedo. Komu in kako se odzvati v odgovoru? Preprosto, "Zdravo", zveni kot nekaj brezosebnega. Ja, in jaz sam raje kontaktiram po imenu. To je osnova za prijateljsko komunikacijo - zaupanje. Zaupanje pa ni zadnja kakovost, ki pomaga vam in vašemu podjetju. Zato se prepričajte, da ste podpisali na koncu pisma. Podpis je majhen blok besedila, dodan na konec vaših sporočil, ki vas identificira in vsebuje vaše kontaktne podatke.Napis naj bo kratek: ne več kot štiri ali sedem vrstic. Dolg podpis zavzema veliko prostora in je lahko nadležen. Vključite več možnih načinov za stik z vami (običajno telefonske številke in številke faksa), kot tudi povezavo do spletne strani vašega podjetja.

19. Če ste v dvomih, ne pošljite pisma.

Postali smo neosebni in se skrivamo za elektronsko pošto, ki začenja nadzorovati naša življenja. Ne opazimo, kako veliko našega vsakodnevnega komuniciranja poteka po elektronski pošti, in tvegamo, da bomo ogrozili odnose, ki bi jih lahko okrepili z neposredno komunikacijo ali telefonskim pogovorom. Zato, preden pošljete naslednjo e-pošto, pomislite, bi bilo morda bolje, da pokličete ali se osebno sestanete z vašim naslovnikom?

Objavljeno na Allbest.ru

Podobni dokumenti

Osnovna pravila pisanja modernega pisma. Bonton pisanja pisma v sodobnem poslovanju. Odnos do korespondence v preteklosti, primeri pisanja pisem v preteklem stoletju in sodobnem svetu. Vrste pisem v naravi: poslovna, prijazna, slavnostna.

povzetek [30,3 K], dodan dne 24.4.2010

Značilnosti in vrednost poslovnega bontona, njegova osnovna načela: točnost, takt, spoštovanje, kodeks oblačenja. Seznanitev z mednarodnimi standardi za pripravo in izvedbo uradnih pisem: širina polj, slovnica, struktura dokumentov.

Izpit [28,9 K], dodan 09/01/2011

Kratek opis glavnih značilnosti poslovne korespondence. Pravila za sestavljanje e-pošte. Uradna in osebna korespondenca. Tipografija e-pošta, osnovna pravila za oblikovanje besedila. Pomen zaimkov, pomišljajev in vezajev v dokumentu.

povzetek [24,7 K], dodan dne 22.11.2014

Registracija standardnega pisma. Naslov, datum, pritožba, konec, podpis, vloga. Posebne pošiljke. Namen pisma. Besedilo pisma. Splošna pravila. Nekaj primerov poslovne korespondence. Spremno pismo k pogodbi.

povzetek [30,4 K], dodana 04.05.2003

Koncept in vrste poslovnega bontona. Etika in psihologija pogovorov in pogajanj. Poslovni zajtrk, kosilo in večerja. Značilnosti komunikacije preko prevajalca. Kraj uradne korespondence v evidenci. Struktura zaprosila. Vrste poslovne korespondence.

Izpit [25,6 K], dodan 10. julija 2013

Značilnosti govornega bontona v oddaljeni komunikaciji, komunikaciji preko telefona, interneta. Vrste telefonskih pogovorov. Kako se obnašati s trdovratno stranko. Oblika, velikost in pravila za pisanje e-pošte. Odgovorite na e-pošto.

povzetek [29,7 K], dodan 21.12.2011

Značilnosti in pravila za pripravo pisnega načrta s slabimi novicami. Strategija pisanja: analiza ciljnega občinstva, izbira ustreznega kanala in način razširjanja informacij. Vrste pisem z zavrnitvijo. Priprava pisnih pritožb.

test [46,7 K], dodan dne 14.11.2010

Pisarna korespondenca kot pomemben del poslovnega bontona. Splošne zahteve za poslovno pismo. Pravila mednarodne korespondence. Zahtevani atributi poslovnega pisma. Tipične vrste poslovnih pisem. Medorganizacijska korespondenca, čestitke.

izvleček [855,8 K], dodan 19.06.2010

Pismo kot glavno orodje poslovne korespondence med različnimi podjetji (organizacijami, institucijami). Razvrstitev črk po slogu in namenu. Splošni nasveti glede predstavitve poslovnega pisma. Bonton uradnega komuniciranja.

povzetek [26,9 K], dodan 24.01.2012

Koncept in oblika poslovnega bontona. Posebnosti poslovne komunikacije. Načela uporabe bontona. Obrazci naslovov v poslovni korespondenci. Stanje govora in standardna jezikovna orodja. Sestava in jezikovni standard poslovnih pisem.

povzetek [55.1 K], dodan dne 18.11.2010

Dela v arhivih so lepo oblikovana v skladu z zahtevami univerz in vsebujejo risbe, diagrame, formule itd.
Datoteke PPT, PPTX in PDF so predstavljene samo v arhivih.
Priporočamo, da prenesete delo.